Työsuhde

15.3.2010 15.11

Työpaikan pakolliset henkilöstösuunnitelmat

Henkilöstösuunnitelmien laatiminen on paitsi järkevää henkilöstöpolitiikkaa myös työnantajan pakollinen, lakisääteinen velvoite. Suunnitelmien laatimisvelvoitteet samoin kuin suunnitelmien sisällölliset vaatimukset tulevat useista eri laeista. Osaa suunnitelmista tulee käsitellä yhdessä henkilöstön kanssa yhteistoimintalain mukaisesti, kun taas toisia suunnitelmia koskevat omat erillislaeista tulevat käsittelyvelvoitteensa.

Laadittavia suunnitelmia ovat henkilöstösuunnitelma ja koulutustavoitteet, tasa-arvosuunnitelma, työterveyshuollon toimintasuunnitelma, päihdeohjelma, työsuojelun toimintaohjelma ja sähköpostiohjesääntö. Henkilörekisteriseloste ei ole varsinainen suunnitelma, mutta sellainen on jokaisen työnantajan pitämistään henkilörekistereistä laadittava.

Henkilöstösuunnitelmista osa tulee lain vaatimuksien mukaisesti laatia kirjallisessa muodossa, kun taas osaa suunnitelmista ei ole pakko tehdä kirjallisesti. Kaikissa tapauksissa kirjallinen muoto on kuitenkin suositeltava. Kun suunnitelmat laaditaan kirjallisesti, ei niiden sisällöstä tule epäselvyyttä, ja kirjalliset asiakirjat on helppo esitellä myös osana uusien työntekijöiden perehdyttämistä.

Suunnitelmien sisällölliset vaatimukset

Henkilöstösuunnitelman ja koulutusvelvoitteiden laatimisvelvoitteesta säädetään yhteistoimintalaissa. Sen mukaisesti yhteistoimintalain soveltamisen piiriin kuuluvissa yrityksissä (vähintään 20 työntekijän yrityksissä) on vuosittain laadittava henkilöstösuunnitelma ja koulutustavoitteet työntekijöiden ammatillisen osaamisen ylläpitämiseksi ja edistämiseksi. Henkilöstösuunnitelmaa ja koulutustavoitteita käsitellään yhteistoimintalain määräysten mukaisesti yhdessä henkilöstön kanssa.

Tasa-arvosuunnitelma on tietyin rajoituksin vuosittain laadittava vähintään 30 työntekijän yrityksissä. Tasa-arvosuunnitelman tavoitteena on nimensä mukaisesti edistää sukupuolten tasa-arvoa. Se voidaan laatia myös yleisempänä yhdenvertaisuussuunnitelmana. Tasa-arvosuunnitelma voi olla osa henkilöstösuunnitelmaa ja koulutustavoitteita, jolloin myös sitä on käsiteltävä yhteistoimintalain mukaisesti. Muussa tapauksessa tasa-arvosuunnitelmaa käsitellään yhteistyössä henkilöstön kanssa tasa-arvolain määräysten mukaisesti.

Laissa edellytetään sähköpostin ja tietoverkon käytön periaatteiden käsittelemistä yhdessä henkilöstön kanssa ja näin ollen sähköpostin ja tietoverkon käytön etukäteistä suunnittelua. Sähköpostiohjesäännön laatiminen selkeyttää sähköpostiin liittyvien asioiden ohjeistamista työpaikalla, ja siksi myös sähköpostin käyttösäännöt on suositeltavaa laatia kirjallisesti.
Huumausainetestausta suorittavissa yrityksissä on pakollista laatia päihdeohjelma kirjallisessa muodossa. Päihdeohjelman on suositeltavaa sisältää päihteet laajassa merkityksessä, ja se on hyvä laatia myös muissa kuin huumetestausta suorittavissa yrityksissä. Päihdeohjelma on syytä laatia yhteistyössä työterveyshuollon kanssa.

Jokaisen työnantajan on laadittava työterveyshuollon toimintasuunnitelma ja työsuojelun toimintaohjelma. Työterveyshuollon toimintasuunnitelman sisällöllisistä vaatimuksista säädetään työterveyshuoltolaissa ja työsuojelun toimintaohjelmasta työturvallisuuslaissa. Kummankin sisältö vaihtelee yrityksittäin paljon, koska yritysten työntekijöiden terveyteen ja turvallisuuteen vaikuttavat tekijät ovat erilaisia. Työterveyshuollon toimintasuunnitelma ja työsuojelun toimintaohjelma liittyvät läheisesti toisiinsa, ja ne käsittelevät osittain myös samoja asioita. Työterveyshuollon toimintasuunnitelma voi olla myös osa työsuojelun toimintaohjelmaa.

Henkilörekisteriseloste on laadittava kaikista työnantajan ylläpitämistä rekistereistä tai selosteen on katettava kaikki rekisterit. Henkilörekisteriselosteen laatimisessa ei edellytetä yhteistoimintaa henkilöstön kanssa, mutta sen sijaa henkilötietojen keräämisen periaatteita pitää käsitellä yhdessä henkilöstön kanssa. Henkilötietojen keräämistä työelämässä käsitellään henkilörekisteriä käsittelevässä luvussa hieman laajemminkin.

Suunnitelmien vähimmäissisältö on säädetty laissa, mutta tarkka muoto määräytyy yrityksen tarpeiden mukaan. Henkilöstösuunnittelu kannattaakin nähdä aitona välineenä paremman henkilöstöpolitiikan toteuttamiseksi, eikä pelkästään lakisääteisten vähimmäisvelvoitteiden täyttämisenä. Suunnitelmat on syytä laatia riittävän konkreettisina ja tavoitteellisina, jotta niillä on todellista arvoa. Laajuus ei ole suunnitelmien itsetarkoitus, vaan pikemminkin kannatta keskittyä muutamiin selkeisiin tavoitteisiin, eikä esitellä suurta määrää epämääräiseksi jääviä asioita.

Hanna Skurnik-Järvinen

Helsingin seudun kauppakamarin lakimies


Palaa otsikoihin



Poutapilvi web design - P4 - julkaisujärjestelmä